會(huì)議形式總結(jié)與簡(jiǎn)介
什么是會(huì)議的形式？簡(jiǎn)單地說(shuō)就是會(huì)議日程的進(jìn)行方式。大多數(shù)會(huì)議以全體大會(huì)開始，簡(jiǎn)稱全會(huì)。有些會(huì)議選擇以前一天晚上的歡迎招待會(huì)或晚宴開始，正式會(huì)議于次日上午舉行。有些則選擇以正式早餐開始，早餐后安排有嘉賓發(fā)言人或主要發(fā)言人演講。
總的來(lái)說(shuō)，會(huì)議的形式有：
a、全體大會(huì)
b、研討會(huì)
c、論壇
d、座談會(huì)
e、專題討論會(huì)
f、座談小組
g、講座
h、學(xué)術(shù)討論會(huì)
i、玻璃魚缸式會(huì)議
j、辯論會(huì)
k、角色扮演
l、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議
m、全體會(huì)議
顧名思義，全體會(huì)議面向全體與會(huì)者，即每個(gè)與會(huì)者都可以出席的會(huì)議。根據(jù)與會(huì)者人數(shù)的多少，你需要安排適當(dāng)?shù)臅?huì)議場(chǎng)地以保證全體與會(huì)者都能看見發(fā)言人。
研討會(huì)
盡管也傳授知識(shí)，但主要還是學(xué)習(xí)技能?？偟膩?lái)說(shuō)，研討會(huì)實(shí)踐操作性比較強(qiáng)，與會(huì)者將實(shí)實(shí)在在地研究一個(gè)項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)一個(gè)產(chǎn)品或制造某件東西。正因如此，所以參加研討會(huì)通常較為緊張，它不象參加全體大會(huì)那樣，只要和其他成百上千的人坐在會(huì)議室聆聽就行了。由于參加研討會(huì)的與會(huì)者和主持人之間有更多的實(shí)質(zhì)性接觸，所以多數(shù)研討會(huì)的參加人數(shù)有限。
論壇
論壇的特點(diǎn)是反復(fù)深入的討論，一般由小組組長(zhǎng)或演講者來(lái)主持。它可以有許多的聽眾參與，并可由專門小組成員與聽眾就問(wèn)題的各方面發(fā)表意見和看法，兩個(gè)或更多的講演者可能持相反的立場(chǎng)，對(duì)聽眾發(fā)表講演而不是互相講給對(duì)方聽。聽眾和發(fā)言人之間、發(fā)言人與發(fā)言人之間都可以自由交流。主持人主持討論會(huì)并總結(jié)雙方觀點(diǎn)，允許聽眾提問(wèn)。
座談會(huì)
座談會(huì)是每位發(fā)言人輪流就議題發(fā)表自己的見解，發(fā)言者之間沒有交流，與聽眾之間也沒有交流，它只是單純地就某一主題發(fā)表一系列的演講。
專題討論會(huì)
專題討論會(huì)指為處理專門問(wèn)題或特殊分配任務(wù)而進(jìn)行的小組會(huì)議，與會(huì)者就某一議題進(jìn)行學(xué)習(xí)和討論、分享知識(shí)、技能和對(duì)問(wèn)題的看法。
座談小組
座談小組的英文單詞是“panel”，其中p的意思為”同等的人”。也就是說(shuō)，發(fā)言人和與會(huì)者在座談小組的討論中可以自由交流，期間沒有任何聽眾參與。
講座
講座更正式和更有組織一些，常由一位或幾位專家進(jìn)行個(gè)別講演，講座的規(guī)模可大可校觀眾在講座后可以提問(wèn)，有時(shí)主辦方也會(huì)不安排觀眾提問(wèn)。
學(xué)術(shù)討論會(huì)
學(xué)術(shù)討論會(huì)和論壇比較相似，聽眾與發(fā)言人之間存在交流。不過(guò)，學(xué)術(shù)討論會(huì)的交流不是面向全部聽眾，通常只有3或4名與會(huì)者可以參加交流。這種形式的優(yōu)點(diǎn)在于可以更好地控制會(huì)場(chǎng)氣氛，尤其對(duì)提問(wèn)問(wèn)題和提問(wèn)時(shí)間可以進(jìn)行很好的控制。會(huì)議經(jīng)常遇到這種情況，當(dāng)許多聽眾想提問(wèn)時(shí)，時(shí)間卻只剩下5分鐘了，這時(shí)，主持人很難控制場(chǎng)面。如果只有三四個(gè)代表提問(wèn)，主持人就可以充分考慮他們的代表性，控制每個(gè)人的問(wèn)題數(shù)量并掌握好發(fā)言時(shí)間。
玻璃魚缸式會(huì)議
玻璃魚缸式會(huì)議是一種非常獨(dú)特的討論會(huì)議類型。通常由6到8名與會(huì)者在臺(tái)上或房間中心圍成一圈，圈子中間留有一個(gè)空座。其他與會(huì)者只能作為觀眾坐在周圍旁聽，不能發(fā)言，只有那些坐在圈子里的人才可以發(fā)言。如果有觀眾想發(fā)言，他必須走到圈子里，坐在中間的那個(gè)空座上，發(fā)言完畢再回到原座位。玻璃魚缸式會(huì)議通常有主持人參加，他可以參加“玻璃魚缸”的討論，也可以只負(fù)責(zé)維持會(huì)議按正常程序進(jìn)行。由于在會(huì)議進(jìn)行中大部分觀眾只是在外圍觀看那些位于圈子中的與會(huì)者演講或討論，就像在觀看魚缸或魚箱里的魚活動(dòng)一樣，所以人們給其取名為“玻璃魚缸”會(huì)議。
辯論會(huì)
辯論會(huì)是指兩個(gè)人或兩個(gè)團(tuán)體就某一問(wèn)題展開辯論，一方為正方，一方為反方。例如，我們應(yīng)當(dāng)提高服務(wù)價(jià)格嗎？正在開發(fā)的新產(chǎn)品對(duì)公司是否有利？業(yè)內(nèi)目前處于什么狀況？現(xiàn)在是否處于經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇階段？政府新頒布的政策對(duì)旅游業(yè)會(huì)產(chǎn)生什么影響？國(guó)家是否應(yīng)當(dāng)爭(zhēng)取奧運(yùn)舉辦權(quán)？任何具有兩面性的問(wèn)題都可以成為辯論會(huì)議的話題。辯論會(huì)有很多好處，它著眼于問(wèn)題的正反兩面，可以向觀眾展示不同的觀點(diǎn)和看法。辯論會(huì)通常會(huì)帶來(lái)觀念或過(guò)程的進(jìn)步，因?yàn)檗q論過(guò)程可以暴露不少問(wèn)題。
角色扮演
一般人可能不會(huì)想到開會(huì)時(shí)使用角色扮演這一會(huì)議形式。不過(guò)，根據(jù)討論話題的不同，角色扮演有時(shí)會(huì)將一個(gè)問(wèn)題詮釋得更好。在亞美酒店所有者協(xié)會(huì)的年會(huì)上，與會(huì)者曾經(jīng)就特權(quán)授予人和被授予人之間的調(diào)停仲裁問(wèn)題采取角色扮演這種會(huì)議形式，大家通過(guò)這一形式對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)闡述而不是將其簡(jiǎn)單訴諸法律。這一方法獲得很大成功，因?yàn)樗?jīng)過(guò)了充分的準(zhǔn)備，而且所有仲裁問(wèn)題，如律師是如何同仲裁人打交道的，又是如何和客戶打交道的，都被一步一步解釋得非常清楚。另外，還有一名講解員對(duì)案例的背景和事實(shí)給予陳述。
網(wǎng)絡(luò)會(huì)議
隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展和廣泛運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議逐漸成為一種新的會(huì)議形式。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議使用的是一種被稱為流動(dòng)媒體的技術(shù)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是預(yù)先用錄像帶把某個(gè)事件或活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)錄制下來(lái)，然后轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的視頻信號(hào)通過(guò)電腦接收后送入網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。進(jìn)入服務(wù)器后，人們就可以直接觀看或下載下來(lái)供以后觀看。這對(duì)那些由于各種原因不能參加會(huì)議但仍對(duì)某些日程感興趣的成員或同事來(lái)說(shuō)是個(gè)福音。由于是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞，所以不存在什么時(shí)間上的障礙。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議對(duì)公司召開培訓(xùn)會(huì)議非常有利，它不必再讓有關(guān)人員乘坐飛機(jī)去往目的地，可以節(jié)省飛行、住宿、伙食、地面交通等許多費(fèi)用。
當(dāng)然，以上各種會(huì)議形式也可能在同一會(huì)議中出現(xiàn)，從而使與會(huì)者有一個(gè)更深刻的經(jīng)歷。